In 7 stappen naar een BLVC-scan

Stap 1: De omgeving in kaart

Breng de omgeving van het projectgebied in kaart: welke stakeholders bevinden zich in en om dit gebied? Welke stakeholders hebben een belang in het project en welke zijn in het gebied gevestigd? Doe dit aan de hand van een of meerdere bezoeken aan het gebied en geef je ogen goed de kost. Spreek ook met collega’s of mensen uit je netwerk die veel weten over het gebied. Het eindresultaat is een lange lijst met stakeholders die door het project geraakt zullen worden, zoals straatmanagers, beheerders en buurtregisseurs. Met behulp van een stakeholderanalyse kun je de stakeholders ook qua belangen al globaal in kaart brengen.

Een paar aandachtspunten:

• Zoek ook het internet af en vergeet daarbij de sociale media niet.
• Let goed op de stakeholders die niet in het gebied verblijven maar er doorheen reizen, of het gebied bezoeken. Denk aan tramreizigers, weggebruikers in het algemeen, toeristen, etc.
• Wees specifiek qua stakeholders waar je dat al kan en noem namen waar mogelijk.
• Check of er mensen met een beperking in het gebied wonen, bijv. gebruikers van invalidenparkeerplaatsen, scootmobiels, Canta’s, aangepaste fietsen etc.
• Kijk ook naar de opzet van de openbare ruimte: is de parkeerdruk hoog? Zijn er veel of juist weinig parkeerplekken? Welk afvalsysteem wordt er gebruikt? Let ook op invalide-parkeerplekken, elektrische oplaadpalen, parkeerautomaten, etc.
• Ga na of er bij collega’s tellingen beschikbaar zijn van verkeersaantallen en -stromen maar ook van de parkeerdruk.
• Verzamel de actuele én de historische grondwaterstanden. Op basis hiervan kun je beter inschatten welke maatregelen er tijdens de uitvoering van het werk nodig zijn, om negatieve effecten van veranderingen in de grondwaterstand als gevolg van de werkzaamheden te voorkomen.
• Denk ook aan stakeholders als bevoegde gezagen (vergunningverleners), wegbeheerders, nood- en hulpdiensten, vervoerders, vastgoedeigenaren en kabel- en leidingbeheerders.

Stap 2: Opzetten stakeholderoverzicht

Breng alle informatie die je verzamelt over stakeholders vanaf het begin van het project onder in een makkelijk deelbaar en goed toegankelijk stakeholderoverzicht. Gaandeweg het project groeit dit overzicht mee. Goede documentatie van de stakeholderkennis kost veel tijd maar levert uiteindelijk ook veel winst op. Alle leden van het project dienen toegang tot het stakeholderoverzicht te hebben, en dienen hier ook hun eigen verworven kennis over stakeholders in te verwerken (zelf of via een beheerder). Zo zorg je dat alle projectcollega’s van elkaar weten wie met wie waarover praat.

Stakeholdercirkel
Een relatief eenvoudige manier om stakeholders overzichtelijk weer te geven is met behulp van een Stakeholdercirkel. Lees meer over deze tool op ‘BLVC-tool: Stakeholdercirkel‘.

Krachtenveldanalyse
Bij het maken van een Krachtenveldanalyse ga je de belangen, beïnvloedingsmogelijkheden en betrokkenheid van elke stakeholder in je project duiden. Dit leidt tot verschillende typen stakeholders die elk hun eigen communicatiestrategie verdienen. Lees in het artikel ‘BLVC-tool: Krachtenveldanalyse‘ hoe je dit aanpakt.

Stap 3: Historie

Ga na wat de historie van het gebied is: wat heeft hier in het recente en vroegere verleden gespeeld? Welke issues waren van belang en spelen mogelijk nog een rol in de beleving van bepaalde oplossingen die nu op de ideeëntafel liggen?

Stap 4: Raadplegen stakeholders

Zoek dan contact met vertegenwoordigers van een aantal stakeholders uit het gebied om ze gericht te vragen naar wat voor hen belangrijk is op het gebied van Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie. Onderzoek onder welke voorwaarden zij het project een succes zullen vinden. Waar kunnen ze niet zonder? En waarom niet? Nog even los van de verschillende oplossingen en alleen inzoomend op hun behoeften en belangen. Het resultaat is een lijst van wensen en eisen van verschillende stakeholders, die niet uitputtend is maar die wel (een groot deel van) de kern zal raken.

Een paar tips:

• Zorg dat de stakeholders wiens objecten in de projectomgeving fysiek geraakt worden door het project (denk aan een nautisch beheerder bij een vervanging van een kademuur waar scheepvaart langs komt), aan tafel zitten.
• Zorg verder dat je een breed scala aan stakeholders aan tafel hebt, waaronder zeker ook nood- en hulpdiensten en stadsregisseurs.
• Let op dat je doorvraagt naar het belang achter een bepaald standpunt. Je hebt dan meer kans om tot oplossingen of zelfs win-win situaties te komen. Lees hier meer over belangen en standpunten.
• Wees er alert op dat sommige stakeholders eisen stellen die onrealistisch zijn, waar het project niet of nauwelijks aan tegemoet kan komen. Of die eisen stellen die eigenlijk niet thuishoren bij het project, maar onderdeel zijn van een al langer bestaande wens of belangenstrijd.
• Sta er even bij stil dat je nu start met het opbouwen van een relatie tussen het project en iedere stakeholder. Het in een vroeg stadium van het project al in deze relatie investeren, wanneer de druk van de uitvoering er nog niet is, maakt dat je elkaar in een redelijk ontspannen situatie kunt leren kennen. Dit is prettig, om allerlei redenen maar vooral ook als er straks tijdens de uitvoering iets vervelends gebeurt. Dan heb je iets om op terug te vallen, als een soort ‘matras’.
• Zorg ervoor dat als je afspraken maakt met stakeholders over zaken die tijdens de uitvoeringsfase geregeld moeten zijn, je deze goed vastlegt in het stakeholderoverzicht. Zo zorg je ervoor dat de afspraken goed geborgd blijven, en bijvoorbeeld in het contract met de aannemer terechtkomen.

Stap 5: Benoemen BLVC-uitgangspunten

Benoem, op basis van de ingewonnen informatie en andere factoren (politieke ambities, maatschappelijke ontwikkelingen, organisatiedoelstellingen) de BLVC-uitgangspunten voor het project en maak ze onderdeel van de primaire projectdoelen. Het vroegtijdig inventariseren van met name politieke randvoorwaarden op BLVC-gebied is vooral belangrijk en bepalend. Eigenlijk ben je in deze stap aan het bepalen welk kwaliteitsniveau je tijdens de uitvoering van het werk buiten wil behalen. Hierbij dient ook benoemd te worden dat het gekozen kwaliteitsniveau een gevolg zal hebben voor de kosten, die mogelijk leiden tot extra uitgaven of lagere grondopbrengsten. Deze kosten maken levert een ander soort opbrengst op, die lastig in geld uit te drukken is (minder overlast, goed imago, minder economische schade voor ondernemers, etc.).

Stap 6: Eerste risicoanalyse

Stel aan de hand van de verzamelde informatie in stap 1 t/m 6 een eerste risicoanalyse op. Welke ongewenste gebeurtenissen kunnen gedefinieerd worden en welke oorzaken, gevolgen en beheersmaatregelen horen hierbij?

Wij stelden een generiek BLVC-risicodossier op, dat je kunt aanpassen aan je eigen specifieke project.

Stap 7: Opstellen BLVC-scan

Breng alles bij elkaar in één zgn. BLVC-scan met daarin de BLVC-uitgangspunten enerzijds en een eerste globale inschatting van de impact van het project op de Bereikbaarheid, Leefbaarheid en de Veiligheid anderzijds. Soms is het in deze fase al mogelijk om een eerste uitspraak te doen over het wel of niet toepassen van een fasering, en zo ja hoe. De globale inschatting van de impact wordt verder uitgediept in Fase 2 (de Haalbaarheidsfase).

Kanttekening 1: Beter te vroeg dan te laat

Vaak discussiëren we onderling met elkaar of we in deze fase wel of niet al ‘naar buiten kunnen treden’ met het project,de oplossingen, of zelfs met de problemen. Ons standpunt is dat dit altijd beter is dan zelf aannames doen over wat anderen willen, of erger nog: er geen aandacht aan besteden. Of zoals het boekje Omgevingsmanagement uitgegeven door de gemeente Amsterdam aangeeft: “Stakeholders die betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van het ontwerp en daarin hun belangen erkend zien, staan vaak positiever ten aanzien van overlast. Zij weten dat het eindresultaat hen iets oplevert.”

Wel is het belangrijk goed te benoemen in welke fase het project zich bevindt, dat er nog geen (of weinig) besluiten genomen zijn, dat alles nog open ligt, dat je nog in een onderzoeksfase zit, maar bij dat onderzoek de belangen en behoeften van stakeholders wel goed in kaart wilt brengen zodat dit meegenomen en meegewogen kan worden. In onze ervaring kunnen stakeholders hier heel goed mee uit te voeten. Door ook in volgende fasen de stakeholders goed op de hoogte te houden van de voortgang (zowel positief voor hen als negatief), zullen zij zich gerespecteerd voelen.

Kanttekening 2: BLVC als onderdeel van omgevingsmanagement

De stappen die we voor deze (en volgende) fase beschreven hebben, maken altijd onderdeel uit van het grotere geheel van omgevingsmanagement dat voor een project wordt uitgevoerd. Zo wordt er in de verkenningsfase vooral veel gesproken over of het project überhaupt wenselijk en mogelijk is. Ons pleidooi is om BLVC nu al mee te nemen in de gesprekken, en met stakeholders niet alleen over het wat te spreken, maar ook over het hoe. Door het omgevingsmanagement en BLVC in één hand te houden, en qua kennis gelijk op te laten lopen, voorkom je dat stakeholders dubbel bevraagd worden of verrassingen op later moment doordat verwachtingen niet specifiek uitgesproken zijn.

Hoe je dit in het project organiseert, kan variëren en is afhankelijk van de grootte van het project en de beschikbare middelen om het project uit te voeren. Vaak is er sprake van een omgevingsmanager of een projectmanager die de BLVC-taken uitbesteed aan een BLVC-specialist. Zorg in dat geval voor een goede overdracht van de omgevingskennis zodat deze ook binnen de BLVC-activiteiten goed geborgd is.